Kai įmonės darbuotojai dirba keliuose miestuose, dalis biure, dalis nuotoliniu būdu, darbo laiko ir atostogų apskaita tampa sudėtingesnė, nei atrodo. Kiekvienas režimas turi savo taisykles, o informacija apie darbą ateina iš skirtingų vadovų. Be bendros tvarkos ir vienos vietos duomenims apskaita ima prieštarauti realybei.
Pirma prielaida: visi dirba vienodai
Mūsų įmonė prieš kelerius metus turėjo vieną biurą Vilniuje. Kai atidarėme padalinį Kaune ir leidome dalies komandos darbuotojams dirbti iš namų, maniau, kad apskaitoje niekas nepasikeis. Visi dirba aštuonias valandas, penkias dienas per savaitę. Kas čia sudėtingo?
Jei daryčiau iš naujo, pirmiausia susirašyčiau, kokiais režimais iš tikrųjų dirba žmonės. Paaiškėjo, kad Kauno padalinyje du žmonės dirbo pagal individualius grafikus, vienas ne visą darbo laiką, o nuotoliniai darbuotojai kartais dirbdavo vakarais, nes taip buvo patogiau jiems ir klientams. Aštuonios valandos buvo tik vidurkis, o ne realybė.
Antra prielaida: vadovai praneš, jei kas pasikeis
Kiekvienas padalinio vadovas žinojo, kas pas jį vyksta. Maniau, kad jie praneš buhalterijai apie atostogas, nedarbingumą, papildomas valandas. Kartais pranešdavo. Kartais el. laišku, kartais žinute, kartais per susitikimą. O kartais pamiršdavo.
Mūsų buhalterė mėnesio pabaigoje rinkdavo informaciją iš trijų vadovų ir dviejų skirtingų lentelių. Viena atostogų diena, apie kurią niekas nepranešė, reiškė neteisingą žiniaraštį ir neteisingą atlyginimą.
Vėliau sužinojau, kad tokia situacija labai dažna. Kai įmonė auga ir atsiranda keli vadovai, kiekvienas jų sukuria savo būdą perduoti informaciją. Nė vienas jų nėra blogas, bet kartu jie sukuria chaosą, kuriame buhalterė tampa detektyve.
Trečia prielaida: nuotolinis darbas apskaitos nekeičia
Maniau, kad nuotolinis darbas yra tik darbo vieta, o apskaita lieka ta pati. Iš dalies tai tiesa: darbo laikas vis tiek turi būti apskaitomas, žiniaraštis pildomas. Bet paaiškėjo, kad yra niuansų. Kada prasideda darbo diena, jei žmogus prisijungia ryte, o paskui dirba vakare? Kaip fiksuoti, kad žmogus dirbo poilsio dieną, jei jis pats nusprendė atsakyti į kliento laišką?
Darbo kodeksas numato, kad nuotolinis darbas turi būti aptartas su darbuotoju, o darbo laiko režimas aiškus. Mes šių dalykų nebuvome užrašę. Kai pradėjome aiškintis su teisininke, ji pasakė vieną dalyką, kuris man įstrigo (anot jos, kai darbuotojai išsibarstę, svarbiausia, kad bendra personalo valdymo sistema būtų vienintelis duomenų šaltinis, o ne dar viena lentelė šalia kitų), ir tai pakeitė mūsų požiūrį.
Dar vienas niuansas, apie kurį nebuvome pagalvoję, buvo kompensacijos už nuotolinio darbo išlaidas ir darbo priemones. Kai kurie darbuotojai naudojo savo kompiuterius ir internetą, o mes neturėjome aiškios tvarkos, ar ir kaip už tai atlyginama. Tai ne darbo laiko klausimas, bet jis taip pat turi atsispindėti apskaitoje ir susitarimuose.
Ketvirta prielaida: darbuotojai patys žino savo likučius
Kiekvienas darbuotojas turėjo savo supratimą apie tai, kiek atostogų jam liko. Kauno padalinyje kai kurie tai žinojo iš vadovo, kiti iš savo užrašų, treti tiesiog spėliojo. Kai vienas darbuotojas išėjo iš darbo, paaiškėjo, kad jo likutis jo skaičiavimu ir mūsų skaičiavimu skyrėsi trimis dienomis. Ginčo nebuvo, bet laiko išsiaiškinti prireikė labai daug.
Atleidimas mums parodė, kaip brangiai kainuoja neaiškumas. Kompensacija už nepanaudotas atostogas buvo skaičiuojama pagal mūsų duomenis, o darbuotojas turėjo savus. Galiausiai sutarėme, bet supratau, kad su kitu žmogumi tokia situacija galėjo baigtis ginču darbo ginčų komisijoje.
Tą dieną nusprendžiau, kad daugiau nepasitikėsime prielaidomis. Kiekvienas duomuo apie darbo laiką ir atostogas turi turėti vieną vietą ir vieną atsakingą žmogų.
Kaip pakeitėme tvarką
Pirmiausia susirašėme visų darbuotojų režimus ir juos užfiksavome darbo sutartyse ar susitarimuose. Antra, nustatėme vieną būdą pranešti apie atostogas ir neatvykimus: per sistemą, o ne žinute. Trečia, leidome darbuotojams patiems matyti savo atostogų likučius ir teikti prašymus. Ketvirta, kartą per mėnesį trumpai peržiūrime su padalinių vadovais, ar viskas užfiksuota, prieš uždarant žiniaraštį.
Iš pradžių kai kurie vadovai priešinosi, nes jiems atrodė, kad tai papildomas biurokratinis žingsnis. Po dviejų mėnesių tie patys vadovai pripažino, kad mėnesio pabaigoje nebereikia nieko prisiminti, nes viskas jau užfiksuota.
Jei jūsų komanda pradeda dirbti keliose vietose ar nuotoliniu būdu, nelaukite, kol apskaita pradės strigti. Susirašykite režimus, nustatykite vieną pranešimų kanalą ir vieną vietą duomenims. Tai užtruks kelias dienas, bet sutaupys daug valandų kiekvieną mėnesį.
Ir nepamirškite paklausti pačių darbuotojų. Jie dažnai geriausiai žino, kur informacija pasimeta ir kokia tvarka jiems būtų patogiausia.
Šiandien mūsų komandoje dirba žmonės trijuose miestuose, o mėnesio pabaiga buhalterijai nebėra stresas. Ne todėl, kad dirbame mažiau, o todėl, kad kiekviena informacija užfiksuojama tada, kai įvyksta, o ne prisimenama po kelių savaičių.