Viešųjų pirkimų konkursai daugeliui įmonių reiškia naujas galimybes augti, tačiau kartu jie pareikalauja didelio atidumo. Kartais pasiūlymas būna parengtas kruopščiai, atitinka visus reikalavimus, tačiau perskaičius pirkimo dokumentus kyla keistas jausmas. Atrodo, kad viena sąlyga parašyta taip, jog ją gali atitikti vos vienas tiekėjas. Kitur terminai neaiškūs, o techniniai reikalavimai prieštarauja vieni kitiems.
Tokiose situacijose nemažai įmonių nusprendžia tylėti. Vieni nenori gadinti santykių su perkančiąja organizacija, kiti mano, kad ginčas nieko nepakeis. Vis dėlto delsimas dažnai tampa didžiausia klaida. Jeigu pažeidimas tikrai egzistuoja, laikas čia vaidina labai svarbų vaidmenį.
Pirmiausia verta sustoti ir ramiai įvertinti situaciją
Pamačius galimą pažeidimą natūraliai kyla noras iš karto parašyti pretenziją. Tačiau skubėjimas retai padeda. Kur kas naudingiau pirmiausia suprasti, ar problema tikrai susijusi su viešųjų pirkimų reikalavimais, ar tai tiesiog skirtingas dokumentų interpretavimas.
Prieš imantis veiksmų verta dar kartą perskaityti visą pirkimo dokumentaciją. Neretai atsakymas slypi keliose pastraipose, kurios iš pirmo karto atrodo nesusijusios.
Dažniausiai daugiau klausimų kelia:
- techninės specifikacijos, kurios atrodo pritaikytos vienam gamintojui;
- neproporcingi kvalifikacijos reikalavimai;
- neaiškūs pasiūlymų vertinimo kriterijai;
- skirtingose dokumentų vietose pateikta prieštaringa informacija.
Net ir pastebėjus vieną iš šių požymių dar nereiškia, kad pažeidimas jau nustatytas. Vis dėlto tai signalas, jog situaciją verta įvertinti atidžiau.
Kartais vienas sakinys pakeičia viso konkurso eigą
Viešųjų pirkimų dokumentuose kiekvienas žodis turi reikšmę. Viena neaiškiai suformuluota sąlyga gali pakeisti tiekėjų galimybes dalyvauti konkurse arba turėti įtakos galutiniam rezultatui.
Ne vienas verslo atstovas yra susidūręs su situacija, kai iš pradžių nusprendė nekreipti dėmesio į keistą formuluotę. Tik vėliau paaiškėjo, kad būtent ji tapo priežastimi, dėl kurios pasiūlymas buvo atmestas arba konkurse liko vos vienas dalyvis.
Tokios istorijos primena paprastą taisyklę. Abejonė dar nėra problema, tačiau ignoruojama abejonė kartais tampa labai brangia pamoka.
Emocijos retai padeda pasiekti norimą rezultatą
Verslo savininkui natūralu supykti, kai atrodo, jog konkursas vyksta nesąžiningai. Vis dėlto emocingas laiškas ar vieši kaltinimai dažniausiai situacijos nepagerina.
Daug daugiau naudos duoda aiškiai surinkti faktai ir argumentai. Kuo tiksliau pavyksta parodyti, kurioje vietoje kyla klausimų dėl pirkimo sąlygų, tuo didesnė tikimybė sulaukti konstruktyvaus atsakymo.
Būtent dėl šios priežasties nemažai įmonių nusprendžia pasitarti dar prieš pateikdamos pretenziją. O viešųjų pirkimų advokatas gali padėti įvertinti dokumentus, pastebėti rizikas ir pasiūlyti veiksmų seką, kuri padėtų apsaugoti įmonės interesus.
Kuo ilgiau laukiama, tuo mažiau lieka galimybių
Viešųjų pirkimų procesai vyksta pagal aiškius terminus. Jeigu tiekėjas delsia, situacija gali pasikeisti greičiau, nei atrodo.
Dažnai verslo atstovai pripažįsta, kad didžiausias nusivylimas atsirado ne dėl paties konkurso, o dėl minties, jog buvo galima sureaguoti anksčiau. Tą akimirką, kai dokumentuose buvo pastebėtas pirmasis neaiškumas.
Todėl nereikėtų laukti iki paskutinės dienos tikintis, kad viskas išsispręs savaime. Ankstyvas situacijos įvertinimas leidžia priimti sprendimus ramiau ir išvengti bereikalingo streso, kuris dažnai persikelia į visą komandą.
Gerai pasiruošęs tiekėjas turi daugiau nei gerą pasiūlymą
Sėkmę viešuosiuose pirkimuose lemia ne vien konkurencinga kaina ar kokybiškai parengti dokumentai. Didelę reikšmę turi gebėjimas laiku pastebėti galimus pažeidimus ir tinkamai į juos reaguoti.
Kartais vienas klausimas, užduotas tinkamu metu, padeda išvengti ilgo ginčo. Kartais viena laiku pateikta pastaba pakeičia viso konkurso eigą. O kartais paaiškėja, kad dokumentuose jokio pažeidimo nėra, ir tai taip pat vertinga žinia, nes leidžia susitelkti į stipraus pasiūlymo rengimą.
Svarbiausia nepamiršti, kad kiekvienas viešasis pirkimas prasideda nuo dokumentų. Jeigu jie kelia abejonių, neverta jų nustumti į šalį. Kuo anksčiau situacija įvertinama, tuo daugiau galimybių apsaugoti savo interesus ir dalyvauti konkurse užtikrinčiau.